Cómo
emplear la Intranet para formar empleados
Carlos
Climente
Una
Intranet constituye un elemento curioso dentro del campo de las
tecnologías. Por norma general, toda tecnología genera un efecto
negativo que debe ser salvado mediante otra tecnología: por ejemplo,
un traductor automático que requiere un corrector de textos para
asegurarse de que la traducción realizada es correcta, y aún así
el resultado no es muy fiable. Sin embargo, las tecnologías de la
información –caracterizadas por la aceleración de los procesos
y por la necesidad de reciclarse que conllevan– también ofrecen
la solución a dicho problema: la formación on-line.
Uno de los elementos que hace de la Intranet un vehículo muy práctico
para gestionar correctamente la información y transformarla en conocimiento
es precisamente el conjunto de aplicaciones de formación electrónica.
Autores como Otto Peters manifiestan que el e-learning todavía no
ha cuajado suficientemente para crearse unas señas de identidad
propias que lo distingan claramente del aprendizaje presencial.
Otro autor, Holmberg, define este nuevo tipo de formación como "una
conversación didáctica guiada enfocando sus objetivos en que el
estudio y el aprendizaje se basen en la interacción del diálogo
permanente". Por ello resulta crucial la capacidad de mediación
que nos otorgue la propia tecnología. Es decir, toda Intranet debe
esforzarse para integrar cuantas más herramientas pueda en el proceso
de teleformación y, obviamente, para que funcionen bien.
El entorno virtual en el que se produce la formación on-line (llamado
"campus virtual" por algunos autores) es que hace posible
la existencia de interacción real. Su correcta configuración es,
por lo tanto, ineludible. Algunas Intranets cometen el error de
basar sus procesos formativos en formatos asincrónicos; es decir,
medios que ofrecen una interacción entre el profesor y el alumno
en diferido. El formador plasma los conocimientos a transmitir en
un soporte como CD's, carpetas almacenadas en el servidor o mediante
herramientas como el e-mail, los newsgroups, etc. Posteriormente,
el usuarios del sistema los estudia.
En el otro extremo se hallan los procesos formativos sincrónicos,
en los que la interacción se produce en tiempo real. Evidentemente,
la calidad de la enseñanza es mucho mayor, pero este producto se
encarece sobremanera. Los mejores sistemas son, sin duda, los híbridos:
los que conjugan documentación – extremadamente útiles para
abaratar costes y también en aquellos casos en los que el escaso
ancho de banda impida bajar contenidos en tiempo real – con
la tutoría en tiempo real – mediante la cual el alumno puede
aclarar dudas, formular supuestos y chequear sus niveles de conocimiento.
No obstante, en el presente artículo nos centraremos en la parte
de la formación que se centra en la tecnología. Derivada de ella
surge un estilo de e-learning llamado FBO (Formación basada en el
Ordenador). La FBO requiere, como ya se ha citado, la integración
de sistemas útiles; pero a su vez requiere la consideración de la
dificultad que puede suponer este nuevo modelo de formación. Implantar
el e-learning en la empresa no es sencillo. Todo empleado titulado
se ha dedicado a estudiar suficientes años como para crearse un
modelo de estudio más o menos rígido. Por eso, seguir las instrucciones
de un monitor eléctrico dista mucho de los sistemas ya afianzados.
Por este motivo, el Intranet master debe velar para facilitar el
proceso de asimilación de la nueva herramienta.
El primer paso para ello es presentar al usuario del sistema los
pros y los contras de emplear este nuevo método formativo. Toda
Intranet es una apuesta por la capacidad de los empleados para generar
un valor añadido en la organización. Si consideramos que el trabajador
es inteligente y está dispuesto a prestar esa inteligencia para
bien de la empresa, no podemos denostar su validez para enjuiciar
qué es favorable y qué no lo es para la entidad. Las ventajas de
emplear el e-learning como proceso integrado en la Intranet son:
a. Horarios: el curso se ajusta a los horarios del estudiante.
b. Autodeterminación: el estudiante determina por sí mismo el esfuerzo
que invertirá cada día en el curso. Así, cuando sienta mayor predisposición
se volcará más en el estudio; cuando se vea menos dispuesto, estudiará
menos.
c. Movilidad geográfica: No sólo podrán acceder al curso estudiantes
físicamente distantes, sino que el mismo estudiante podrá hacerlo
desde puntos geográficos dispersos.
d. Ahorro económico: tanto en salarios para el profesor como como
en el pago de transportes y hospedajes.
e. Mayor calidad a menor precio: el e-learning permite que grandes
personalidades impartan un curso puntualmente y rentabilizarlo con
creces. Algunas empresas comercializan cursos impartidos por auténticos
gurús en sus materias.
f. Just in time. Esta política marketiniana se extrapola al campo
de la formación dado que todo empleado puede acceder a la formación
que necesite en un momento determinado y de forma inmediata.
g. La empresa controla todo el proceso. Sabe qué formación necesitan
sus empleados, el ritmo al que la están adquiriendo, las posibilidades
que los conocimientos adquiridos comportan...
h. Aceleración de procesos. Por ejemplo, una herramienta de e-learning
puede servir para formar al recién llegado a la empresa en la cultura
de la misma. De este modo se acelera su proceso de integración.
i. Además de aprender una materia determinada, el usuario se familiariza
con el entorno de la Intranet. Es un buen incentivo en la implementación
del sistema de gestión de información.
En cualquier caso, si bien es cierto que el usuario es inteligente,
no se le pueden ocultar desventajas asimismo inherentes a este estilo
de formación:
a. Material poco participativo. La documentación resulta, a grandes
rasgos, aburrida. La FBO, por extensión, es poco motivadora en sí
misma.
b. Por mucho que se le conceda al estudiante la posibilidad de estudiar
el horario laboral, estará forzado a hacerlo también en su tiempo
libre.
c. La formación resultará especialmente dificultosa para aquellos
que no posean cierta habilidad con las tecnologías.
d. Los costes iniciales para digitalizar la documentación pueden
resultar considerables. Del mismo modo, la FBO se encarece cuando
hay que facilitar un equipo informático en condiciones al alumno.
e. El e-learning puede ser interrumpido por elementos externos como
llamadas telefónicas, visitas...
El primer paso para implementar la FBO será establecer una serie
de acciones para contrarrestar estas desventajas. Así, por ejemplo,
para paliar la falta de familiaridad del usuario con el nuevo proceso
se puede instaurar una FBO dentro de la propia FBO. Es decir, un
pequeño curso que explique la metodología correcta de estudio, bien
para el proceso global bien para cada uno de los capítulos de los
que conste dicho proceso. Habrá también que aprovechar la capacidad
de la Intranet para obtener respuesta y crear textos adaptados a
la situación personal de cada alumno dado que la personalización
es una de las claves para el éxito también en la formación a distancia.
Esto será más fácil cuando los formadores sean parte de la plantilla
de la organización. Generalmente, las grandes organizaciones crean
sus propios contenidos, puesto que en sus seno fluye una cantidad
enorme de conocimiento. Las pymes tienen más dificultades para hacerlo
y optan por contratar asesoría externa, pero eso no imposibilita
la tarea de personalizar. El secreto está en la definición de Holmberg
sobre "la calidad del diálogo": la Intranet como herramienta
de formación debe ser funcional tanto para usuarios como para profesores
(ambos sujetos del diálogo).
Puesto que la implantación del e-learning es un proceso difícil,
va a requerir el apoyo de la dirección especialmente cuando haya
que pagar por los servicios de formadores externos. Bien es sabido
que toda dirección requiere datos fiables para contrastar la validez
de un nuevo proceso. Sin embargo, el problema del e-learning es
que todavía no se han desarrollado instrumentos de medición que
proporcionen un resultado homologable. Por ello habrá que basar
los estudios de eficiencia en datos subjetivos orientados a la validez
de los profesores, la de los materiales y el provecho extraído por
los estudiantes. El modelo de Kirkpatrick (creado en 1959) divide
cuatro niveles de evaluación:
A. Reacción: El estudiante se pregunta "¿me ha gustado?".
B. Aprendizaje: "¿He aprobado el examen?".
C. Comportamiento: "¿Me será útil lo aprendido?"
D. Resultados: "¿Ayudará esto a la empresa?"
La organización debe fijarse objetivos de carácter subjetivo antes de
ofertar los cursos. Es necesario que la organización fije antes de instaurar
un proceso formativo cuáles son sus necesidades formativas y en qué materias,
cuáles son las carencias de sus empleados y cuál la información que requieren
para sus respectivos puestos. El éxito de los cursos se medirá basándose
en el grado de cumplimiento de dichos objetivos.
Carlos
Climente
