De la Gestión del Conocimiento a la Gestión por el Conocimiento

La Gestión del conocimiento es una corriente modelizadora de la transformación de las empresas introduciendo la consideración de otro recurso más (el conocimiento), para dar respuesta a las nuevas demandas de cambio y mejora, y para lograr mantener posiciones competitivas empleando de manera intensiva las capacidades de las personas y de las tecnologías de la información. La Gestión por conocimiento es otra forma de responder al mismo fenómeno, pero haciendo hincapié en el valor del conocimiento como elemento estratégico que condiciona y configura la organización y su modelo, la gestión y el desarrollo de la empresa, sus productos y servicios, y la red de sus colaboradores, como criterios claves en la misión y visión del valor del negocio, en la contribución de las personas y sus responsabilidades, en la organización de los equipos de trabajo, y en el desarrollo de la estrategia orientada a explorar y explotar el conocimiento.

La gestión por conocimiento consiste en primer lugar en situar y establecer cual es el valor del conocimiento en el producto o servicio que aportamos al mercado, en la forma de organizarse, en los mecanismos para formar y retribuir a las personas, en la forma de valorar las alianzas o de gestionar a los proveedores, en la forma de planificar las carteras tecnológicas y en como motivar a las personas para desarrollar sus conocimientos. Este enfoque nos debe servir para orientar mejor el corto y medio plazo, desde una visión del conocimiento a medio y largo plazo en consonancia con las transformaciones empresariales que se están produciendo en el mercado, en la sociedad y en la tecnología.

La gestión por conocimiento la podemos enmarcar en un momento en el que se están produciendo diversas circunstancias cambiantes en relación con las prácticas de gestión. Las diferentes corrientes del negocio de la gestión, que Gurús, Escuelas de Negocios, y Consultoras, van proponiendo, van conformando un camino lleno de "nuevos" principios sobre los que las empresas establecen modelos de referencia para decidir y desarrollar sus estrategias. La enumeración bibliográfica y temática puede ser muy extensa y por muchos de los lectores parcialmente o totalmente conocida.

Las prácticas que se proponen no son ni totalmente nuevas, ni suponen soluciones inmediatas en las empresas, son mas bien cuestiones o principios generales de los que hay poco que debatir mas allá del plano académico. Sin embargo el asunto está en si se pueden enfocar Reformas Estructurales en las empresas partiendo de la Gestión del conocimiento o de la visión más innovadora que es la Gestión por Conocimiento. La respuesta la dará el tiempo, pero no parece que estos conceptos, tengan una traslación muy directa y a corto plazo, sobre los parámetros econométricos principales con los que las empresas toman sus decisiones, y por ello su impacto al menos a corto plazo será bajo y en cualquier caso muy lento. Este cambio de mentalidad del que se deduce la necesidad de transformar una empresa concreta y que es también garante del éxito en el cambio, se necesita siempre, ya sea para llevar adelante un plan de rediseño de procesos, o un programa de calidad, o cualquier otro proyecto de transformación. Este proceso de transformación puede estar obstaculizado por los mismos factores inhibidores de cualquier cambio, pero incrementados y amplificados por los cambios en las posiciones personales, que el valor del saber y del conocimiento en toda su extensión puede representar frente a modelos históricamente consolidados en las visiones más funcionales y jerárquicas de las nuestras organizaciones. Estos problemas son siempre los relativos a la capacidad ESTRUCTURAL al cambio, que es una propiedad inherente a todos los sistemas sociales, como lo son las organizaciones y las empresas.

La gestión por conocimiento será una nueva corriente de gestión basada en la importancia del factor humano, como cooperador más que como trabajador. Esto surge cuando lo imprevisto domina a lo rutinario en la actividad de la empresa, y donde el adiestramiento y los procedimientos no son suficientes para reaccionar ante la situación de una nueva oportunidad de negocio, de una situación no prevista con un cliente, de una ruptura en la cadena de los proveedores, de un cambio en los parámetros económicos del sector, o de cualquier otro cambio en el entorno de la empresa. No obstante la gran mayoría de los trabajos de hoy siguen estando construidos sobre los procedimientos más o menos regulados y sobre un esquema de las funciones a desarrollar, sin incidir mucho en los conocimientos necesarios para ser eficaz ante lo imprevisto. El conocimiento sirve fundamentalmente para prever el comportamiento y adelantarse a las consecuencias de los cambios. Quien domine esta visión tendrá siempre ventajas frente a los que operan de forma reactiva frente a los cambios.

La presencia de las tecnologías de la información y su gran desarrollo, no son ajenos a este escenario de nuevas ideas de gestión acerca del conocimiento. Hoy la tecnología lo puede posibilitar casi todo en términos de flujos y procesamientos de información, y por ello los límites de la comunicación y la gestión avanzada de la información siguen estando en los factores de visión y comportamientos humanos. Un fenómeno parecido a este y de menor escala, se desarrolló con la incorporación de la automatización y la robotización industrial fruto de los avances de la microelectrónica en los años 60 y 70. Sin tecnologías de la información hoy no hablaríamos tanto de la gestión del conocimiento y de la sociedad de la información, ya que supondría tratar de una teoría sin aplicación práctica. La tecnología de la Información es una tecnología tractora, una "solución en busca de problemas" y en particular uno de estos problemas es la escasa utilización que del conocimiento de las empresas se hace en el ámbito organizativo.

Estamos acostumbrados a entender que una tecnología es exitosa en un mercado cuando resuelve un problema de una manera nueva o mejor. Esto es así para las tecnologías que suponen una solución para un problema previo, "el cáncer", "los nuevos materiales para la aviación", "la potabilización del agua salada",.... En todos estos casos el conocimiento se desarrolla y se aplica sobre un área de necesidades ya existentes, y por ello la aceptación es clara y rápida en cuanto los problemas técnicos, económicos y de distribución que dan resueltos. Por el contrario tanto las tecnologías de la información como la gestión por el conocimiento están más cerca de buscar aplicar soluciones a un mundo cuyos problemas no existen de manera explícita ya que hay formas de hacer consolidadas que no son "problemas" a resolver sino cambios más o menos radicales en los enfoques organizativos o tecnológicos.

PROPÓSITO DE LA GESTIÓN POR CONOCIMIENTO:

Los fines bajo los que se puede hablar de la gestión por conocimiento, tienen que ver con la eficacia empresarial en un momento en el que se reúnen una serie de factores socioeconómicos, que plantean los siguientes cambios:

Mayor formación y niveles de conocimientos de la población de los países desarrollados.
Desarrollo del sector servicios, y de los servicios en el sector industrial. Las tareas de personas para con personas son cada vez mayores y se basan en conocimientos y capacidades de relación, comunicación y asesoramiento.
Subcontratación y estructuras empresariales de costes variables, que requieren un buen conocimiento de las interfases de los servicios y productos, entre empresas.(Organización Virtual)
Incremento de las labores de gestión sobre las de pura operación. La operación es automatizada por los más expertos, construyendo sistemas informáticos que sirven a otros. Así especializan y empaquetan sus conocimientos, y con ellos ofrecen sus servicios a muchos clientes ganando cada vez más especialización y resolviendo muy eficazmente lo que para otros son tareas no nucleares. Los negocios se nuclearizan alrededor de los conocimientos específicos para que los clientes los empleen de la forma más eficaz. La eficacia para los clientes se basa en la eficiencia del proveedor basada en sistemas y tecnologías.
Rotación de los puestos de trabajo y temporalidad en la participación en las empresas y proyectos, con un trabajo de aportación de capacidades personales y en el dominio suficiente de la tecnología.

El conocimiento que diferencia y da valor a la empresa, debe formalizarse en la organización NUCLEAR del proyecto empresarial, y disponer de una estrategia de desarrollo y explotación de dicho conocimiento, reduciendo o eliminando barreras geográficas y sectoriales.

Por tanto el propósito de la gestión por conocimiento en una empresa es el de MATERIALIZAR en base a una organización, a sistemas de gestión, a mecanismos de adquisición, creación, protección, difusión, estructuración, explotación y distribución las capacidades del saber tecnológico, organizativo y de servicio, para mantener una posición competitiva en el mercado. Decimos materializar en el sentido de hacer del conocimiento el bien económico capitalizable, observable, transmisible, valorable y objeto de intercambio con fines de crear riqueza dentro de la empresa y en el exterior de la misma.

ESTRUCTURACIÓN DEL CONOCIMIENTO:

En un sentido amplio, podemos establecer diversos elementos que forman la esencia del conocimiento o que constituyen herramientas imprescindibles para su desarrollo y difusión. Estos elementos y herramientas son:

Conocimiento EXPLÍCITO: Basado en procedimientos, patentes, reglas de actuación, modelos de referencia, que constituyen una parte formal de la forma en la que la empresa se comporta.

Conocimiento SEMIEXPLICITO: Basado en la experiencia práctica no formalizada, pero que es habitualmente utilizado en las actuaciones que requieren una posición frente a una situación de incertidumbre media. (Por ejemplo como tratar una reclamación brusca de un cliente).

Conocimiento TÁCITO: Es el que reside en las personas en base a sus habilidades, relaciones, capacidades conceptuales, actitudes, y experiencias internas y externas.

Sistemas de Información: Inteligencia empaquetada. El conocimiento residente en la combinación de los datos y la lógica, que sobre ellos se aplica, es un factor determinante, en la gestión del conocimiento. Éste se compra en los paquetes informáticos, y a través de éstos se enseña como explotar esta inteligencia por muchas personas y a unos costes muy bajos.

Sistemas de comunicación. Canales de difusión interno y externo con acceso al conocimiento, multiplicando las opciones de un uso más inteligente de las relaciones entre la información disponible y las decisiones de las personas.

Fuentes EXTERNAS de conocimiento, que se corresponden con los tres tipos de conocimiento inicialmente citados.

CICLO DE VIDA DEL CONOCIMIENTO:

Podemos establecer un ciclo de vida clásico, asociado con la creación, formalización, difusión, aplicación, maduración y abandono del conocimiento, pero creo más interesante hacer hincapié a su evolución entre las situaciones tácita y explícita, y a su formalización en sistemas de información y decisión (Ver modelo de Rotación del Conocimiento). Los conocimientos van introduciéndose en Sistemas, que los embeben y los hacen prácticos para los usuarios externos de la organización, en gran parte desconocedores de su esencia. (En el caso del automóvil, quienes conducimos sabemos poco de resistencia de materiales, quienes lo fabrican no, por supuesto).Un conocimiento que no llega a embeberse en Sistemas (Técnicos, Informáticos, de formación,...) es sólo un potencial sin explotación económica, es un buen candidato pero le falta la vía de distribución y el mecanismo que posibilite su uso y por tanto le dé valor como creador de riqueza.

A su vez el ciclo de maduración en la difusión de los conocimientos depende en gran medida de la naturaleza de los conocimientos: técnicos, humanistas, médicos, sociológicos, morales.. La gestión por conocimiento es ciertamente avanzar en el ciclo de empleabilidad del conocimiento, a través de Sistemas que lo soporten, y Personas que lo usen de una manera inteligente para los destinos de la comunidad en la que se desarrollan.

LAS DISCIPLINAS ASOCIADAS LA GESTIÓN POR EL CONOCIMIENTO:

En primer lugar todas las relacionadas con la organización social de la empresa en tanto en cuanto nos vamos a encontrar con el factor humano, tanto en el proceso de formalización de conocimientos tácito, como en la explotación cada vez más inteligente de las situaciones. Mas que gestión del o por el conocimiento deberíamos hablar de la gestión de la inteligencia o mejor aún del talento, lo que viene a ser de la resolución exitosa de situaciones o problemas. Es decir la inteligencia de un colectivo, organizado para ser eficaz frente a los eventos externos previstos y no previstos. La organización empresarial no debería ser otra cosa. Frente a esto generalmente adoptamos modelos de partida más rígidos y convencionales muy enfocados a lo que se espera o se desea que las cosas sean, que quizás no son muy eficaces cuando tratamos de resolver diversos aspectos que salen a la luz antes situaciones novedosas o de cierta incertidumbre frente a lo habitual.

En segundo lugar todas las relacionadas con la asimilación y transmisión de los conocimientos es decir las relativas al aprendizaje y la motivación. La transparencia en el saber, la adquisición de nuevos conocimientos y su aplicación colectiva requieren un esfuerzo personal por aprender que supera lo que entendemos trabajo como acción de ejecución de tareas, mas o menos simples y predeterminadas. La explotación de la inteligencia empresarial es fruto de una buena gestión de los conocimientos y del desarrollo continuo de los mismos. Esta inteligencia se aplica sobre los mercados, la tecnología, los sistemas internos, la gestión de los recursos materiales,. en forma de prácticas de todo tipo, que articuladas coherentemente constituyen procesos formales e informales que colaborando entre ellos dan resultados altamente competitivos.

En tercer y último lugar están las Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones como los medios que van a hacer posible esta explotación posible e inteligente del conocimiento. Para su empleo será preciso desarrollar una mejor organización de los tipos de información, de los sistemas de análisis de los datos, del almacenamiento de los contenidos estructurados y semiestructurados, de potentes agentes de ayuda a los usuarios para la búsqueda de conocimientos específicos, y de mejores sistemas de comunicación y formación cooperativa entre interesados o copropietarios de ciertas áreas de contenidos de conocimiento empresarial. Es sin duda muy importante, que además de la visión interna del conocimiento exista una visión externa que posibilite la apertura al acceso de conocimiento que brinda la sociedad de la información. Hoy ya disponemos de potentes atalayas desde las que observar y basar nuestras decisiones, observando los mercados, los clientes y la competencia. Lo fundamental es saber usar las tecnologías de la Información para interpretar con inteligencia y asimilar con prontitud los cambios que se están produciendo, en términos de mejores escenarios empresariales y sociales.

CONCLUSIONES:

La gestión por conocimiento no es otra cosa que configurar la organización y desarrollo y explotación más dinámica, inteligente y eficaz de los recursos no materiales de la empresa, en un momento en el que los recursos humanos, como agentes únicos operadores del conocimiento, constituyen el sustrato fundamental del desarrollo de los negocios y de la riqueza de los países. Los Sistemas de Información ayudan a hacerlo posible ya que incorporan una tecnología en la que es posible empaquetar "la inteligencia", y con ellos se vuelve cada vez mas notoria la importancia y capacidad de respuesta eficaz y eficiente de los usuarios de estos sistemas con base en tecnología (tripulantes de ingenios cada vez más sofisticados). Requerimos más cualificación, capacitación y talento para modelizar lo previsible y gestionar lo inesperado. Las respuestas al exterior, a los cambios, y a la competencia son las claves para sobrevivir en cabeza del grupo. Por esto es importante explotar la información, el conocimiento, la inteligencia y el talento, y para ello no hay otro camino que trabajar y progresar en lo posible en la organización y explotación de los conocimientos, poniendo la empresa en alineamiento con el conocimiento y su generación de valor para los clientes, accionistas, empleados, proveedores y entorno social.

Juan José Goñi

Ibermática S.A.